Intelligentes Dokumenten Management (DMS)

Unter dem Namen OfficeBridge entwickelt CONET eine Reihe von Modulen und Lösungsbausteinen zur schnellen Erstellung vorlagenbasierter Dokumente und verbindet vorhandene IT-Architekturen zu einem optimierten Dokumentenprozess. Moderne Korrespondenz mit einem einheitlichen Corporate Design lässt sich ohne hohen Wartungsaufwand erstellen und pflegen. Alle Organisationsdaten werden zentral verwaltet, Rechtssicherheit und Compliance sind gewährleistet!

Bild: CONET OfficeBridge Suite

Die aufwändige, zeitraubende und kostenintensive Kontrolle des Datenflusses, der Ablage, der Unternehmenskonformität und der Reorganisation von Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Mitarbeiter können sich statt auf administrative Tätigkeiten im Outputmanagement auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Die Nutzung beispielsweise in einer Microsoft-SharePoint-Infrastruktur garantiert eine vollständige Integration in bestehende Workflows des Dokumentenmanagements und die aufwandsarme Archivierung aller mit OfficeBridge erstellten Dokumente.

So sorgt die Anbindung an ein Customer Relationship Management (CRM) etwa dafür, dass in der Kundenkorrespondenz stets die aktuellen Adressinformationen genutzt werden. Die dabei in unseren intelligenten Dokumenten mitgeführten Meta-Daten ermöglichen bei der automatisierten Weitergabe des Dokuments, etwa an ein zentrales Dokumenten-Center, nicht nur dort die vorgangsbezogene Zuordnung, sondern ebenso die für jeden Geschäftsvorfall spezifische Verlinkung in CRM, Rechnungssystemen wie Navision oder persönlichen Ordnern.

Intelligentes Dokumenten Management (DMS) schlägt die Brücke zwischen bislang isolierten Systemen

  • Dokumente verlassen das Unternehmen immer CI-konform und juristisch sicher
  • alle Korrespondenzdaten werden zentral verwaltet und so stets aktuell gehalten
  • intelligente Dokumente „merken“ sich ihre entsprechenden Datenquellen und lassen sich auf Abruf aktualisieren
  • Druck- und Seriendokumente werden automatisiert erstellt und archiviert
  • bestehende Workflows bleiben erhalten und die Mitarbeiter arbeiten im gewohnten Microsoft-Umfeld
  • alle Lösungsmodule integrieren sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur und sparen ab dem ersten Einsatztag Zeit und Geld

OfficeBrige-Projektmodule von CONET - für jede Zielgruppe und besondere Herausforderungen im Dokumentenmanagement und Outputmanagement die passende Lösung

Angesichts mannigfaltiger Anforderungen von Corporate Design bis Compliance wird die unternehmensweite Erstellung und Pflege von Word-Vorlagen schnell eine Herkules-Aufgabe.

Mit dem Modul OfficeEfficiency sorgt CONET organisationsübergreifend für eine beschleunigte, erleichterte und integrierte Vorlagenbearbeitung. Zentrale Änderungen werden sofort wirksam und eine doppelte Pflege von Vorlagen in einzelnen Bereichen oder Abteilungen gehört endgültig der Vergangenheit an. Damit beantwortet OfficeEfficiency für Sie die drängenden Fragen Ihres Template Management:
 

Ihr Business ist agil, doch Ihre Templates sind statisch?
OfficeBridge bringt Bewegung in Ihr Vorlagenmanagement.

  • Vorlagenverwaltung
  • Textbausteinverwaltung


Ihre Kundenbeziehungen sind individuell, doch Ihre Korrespondenz ist standardisiert?
OfficeBridge bringt Intelligenz in Ihren Schriftverkehr.

  • intelliDocuments
  • Business-Logik


Ihr Unternehmen ist vielschichtig, doch Ihr Informationsmanagement ist begrenzt?
OfficeBridge bringt Ihre Datenströme in Ihre Dokumente.

  • Input-Konnektor zur Datenbeschaffung
  • Output-Konnektor zur Datenweitergabe

 

Ihr Nutzen:

  • Vorlagenreduktion um 60 %
  • zentrale Änderungen, sofortige Aktualisierung
  • redundanzfreie Textbausteine
  • rollenbasierte Zugriffe
  • zentrale Business-Logik
  • ohne VB-Makros

 

Die Inkompatibilität von Dateiformaten und -typen stellt für die einheitliche Erstellung von Dokumenten und effektive Geschäftsprozesse ein wesentliches Hindernis dar.

Das Modul OfficeConnect ermöglicht eine einfache und schnelle Erstellung von einheitlichen Dokumenten in beliebigen Geschäftsapplikationen. Zudem sorgt OfficeConnect dafür, dass alle relevanten Angaben und Daten in diesen Dokumenten für die weitere Bearbeitung und Ablage in anderen Systemen verfügbar bleiben, und beantwortet damit eine weitere drängende Frage in Ihrem Dokumentenmanagement:
 

Ihre Prozesse sind strukturiert, doch Ihre Workflows scheitern an Medienbrüchen?
OfficeBridge verbindet IT-Welten für durchgehende Dokumentenprozesse.

  • Anbindung von Standard-Business-Anwendungen (CRM, ERP, QM)
  • Anbindung von individuellen, maßgeschneiderten Fachanwendungen
  • intelliDocuments nutzen Datenströme für integrative Prozesse


Ihr Nutzen:

  • einheitliche Dokumentenerstellung aus Fach- und Business-Applikationen
  • automatisierte Zuordnung/Befüllung von Dokumenten mit den relevanten Daten
  • flexible Aufbereitung und Weiterverteilung von dokumentenbezogenen Daten
  • optimierte Arbeitsabläufe und vereinfachtes Workflow-Management
  • grenzenlose Prozessintegration

 

Für ein wirkungsvolles und wirtschaftliches Outputmanagement ist eine durchgängige Steuerung von Dokumentenerstellung bis zur Transaktionsverarbeitung unverzichtbar.

Mit dem Modul OfficeDocStreamOM schließt CONET die sonst nur schwer zu überbrückenden Lücken zwischen geschlossenen Systemen. Nicht länger arbeiten unterschiedliche Systeme des Outputmanagement von Textverarbeitung und Bearbeitungs-Workflows bis hin zu Mailing-Tools und Druckanbindung nebeneinander her. Es ensteht ein integrierter Dokumentenprozess, der Ihnen die Sorge um ineffiziente und fehleranfällige manuelle Übergabe zwischen Systemen nimmt.
 

Ihr Outputmanagement ist durchdacht, doch Ihre Batchprozesse bremsen die Zyklen?
OfficeBridge bringt Flexibilität und ermöglicht Interaktionen in geschlossenen Systemen.

  • Massenoutput
  • Transaktionsverarbeitung
  • Druck- und Versandanbindung


Ihr Nutzen:

  • nutzen Sie unterschiedlichste Formate ohne Beschränkungen
  • binden Sie unterschiedlichste Ausgabekanäle ohne Medienbrüche
  • erstellen Sie Word-Dokumenten auch außerhalb von Microsoft Office vorlagenbasiert und damit einheitlich

 

Zentrale Vorlagen als Basis für die Arbeit aller Word-Anwender sind eine unabdingbare Voraussetzung, um ein einheitliches Erscheinungsbild von Dokumenten und Korrespondenz aller Art zu gewährleisten.

In der Praxis scheitern aber sowohl die Akzeptanz als auch die Prozessintegration entweder an der zunehmenden Komplexität dieser Vorlagen oder an der Tatsache, dass Daten aus Word- oder sogar Microsoft-fremden Anwendungen nicht eingebunden werden können.
 

intelliDocuments bieten die Lösung für beide Herausforderungen:

  • das Dokument kann mit Daten aus beliebigen, unterschiedlichen Quellen gefüllt werden
  • diese Informationen können sich flexibel einer vorgegebenen Business-Logik anpassen
  • Steuerungs- und Metadaten werden automatisiert eingebunden und an Folgeprozesse weitergereicht
  • der Anwender arbeitet ohne umfangreichen Schulungsaufwand weiterhin in der gewohnten Word-Umgebung, kann das Dokument frei bearbeiten und in beliebigen, unterschiedlichen Systemen ablegen oder weiterverarbeiten

 

Der Vertrieb benötigt professionelle und rechtskonforme Angebote. Kunden- und Produktdaten, Zahlungsbedingungen und Lieferadressen sind in SAP Business ByDesign hinterlegt. Allgemeine Geschäftsbedingungen, Service- oder Wartungsverträge wiederum sind Bestandteil der Office-Umgebung. Beide Informationen sollen aber in einem Angebot professionell aufbereitet erscheinen, bestenfalls auf Knopfdruck, einfach zu bearbeiten und fehlerfrei und einfach wieder auffindbar.

Sie wünschen sich maximale Unterstützung und Automatisierung in der Angebotserstellung?
OfficeBridge schlägt für Sie die Brücke zwischen der zahlendominierten SAP-Welt und der text- und dokumentenorientierten Office-Welt.

  • Erstellen Sie mit dem CONET OfficeBridge Designer komfortabel flexible Angebotsvorlagen.
  • Importieren Sie Angebotsdaten aus SAP Business ByDesign mit einem Klick.
  • Fügen Sie Textbausteine wie AGBs oder Vertragsdaten an beliebiger Stelle hinzu.
  • Legen Sie ebenfalls per Knopfdruck ein PDF des Angebots in SAP Business ByDesign ab.

 

Ihr Nutzen:

  • Sie sparen Zeit bei der Angebotserstellung
  • Sie garantieren rechtlich einwandfreie Angebote
  • Sie erreichen eine Archivierung aller vorgangsrelevanten Daten an einem Ort!

  

Eine Kurzanleitung zur Angebotserstellung mit der OfficeBridge und SAP Business ByDesign in deutscher und englischer Sprache finden Sie weiter unten im Download-Bereich.

 

Bild: CONET OfficeBridge Idea

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Foto: Vertriebsleiter CONET OfficeBridge Hendrik Vogel